Todoist ist eine der am besten gestalteten persönlichen To-Do-Apps überhaupt: schnelle Erfassung, Daten in natürlicher Sprache, eine makellose mobile App. Das Problem beginnt in dem Moment, in dem ein Team versucht, echte Projekte darin laufen zu lassen. Todoist begrenzt Team-Projekte, Aufgaben pro Projekt und den Team-Verlauf in jedem Plan, ohne Möglichkeit, diese Grenzen anzuheben — das steht so unverblümt in der eigenen Hilfe-Dokumentation. Wenn Ihr Team über eine persönliche Liste hinausgewachsen ist, aber nicht überkonstruieren will, gibt es eine einfachere Todoist-Alternative für Teams: Comuna, kostenlos und ohne Grenzen, plus ein KI-Mitarbeiter, der mit Ihnen am Board arbeitet.
Was genau begrenzt Todoist für ein Team?
Mehr, als die meisten Vergleiche mit konkreten Zahlen erwähnen. Im kostenlosen Beginner-Plan hat ein Team 5 aktive Team-Projekte (Unterprojekte zählen dazu), und der Team-Aktivitätsverlauf ist auf eine Woche begrenzt — Sie können also nicht nachsehen, was vor zwei Wochen geändert wurde. Pro Projekt sind aktive Aufgaben (inklusive Unteraufgaben und wiederkehrender) auf 300 begrenzt, Abschnitte pro Projekt auf 20. Die eigene Support-Seite von Todoist ist eindeutig: Diese Pro-Projekt-Grenzen ändern sich in keinem Plan — mehr zu bezahlen erhöht die Anzahl der Projekte (Business bis zu 500), nicht das, was jedes Projekt fassen kann.
Auch die Zusammenarbeit selbst wird von Drittvergleichen als schlank beschrieben: Todoist ist für Menschen gebaut, die in einzelnen Aufgaben denken, und seine Team-Funktionen — Kommentare, geteilte Projekte, Zuweisung — funktionieren, bleiben aber dünn im Vergleich zu Tools, die von Tag eins an für Teams konzipiert sind. Nichts davon ist ein Vorwurf an das Produkt; Todoist hat sich nie als Projektmanagement-Software verkauft. Es ist eine To-Do-Liste, die zusätzlich das Teilen eines Projekts erlaubt.
Wo gewinnt Todoist wirklich?
Seien wir fair: Für die Liste einer einzelnen Person schlägt nichts hier Todoist. Daten in natürlicher Sprache ("jeden Wochentag um 17 Uhr"), das Karma-Streak-System und eine mobile App, die in unter einer Sekunde öffnet, gehören weiterhin zu den besten der Kategorie. Der Preis für eine Einzelperson ist ebenfalls fair — Pro kostet etwa 5 $/Nutzer/Monat bei jährlicher Abrechnung (7 $ monatlich), was Erinnerungen, Labels und mehr Projekte als die fünf des kostenlosen Beginner-Plans bringt. Wenn Sie wirklich Ihre eigene Liste brauchen und kein Team-Board, ist der Wechsel zu etwas Schwererem ein Rückschritt in der Geschwindigkeit, kein Fortschritt.
Der Business-Plan, bei etwa 8 $/Nutzer/Monat bei jährlicher Abrechnung (10 $ monatlich), hebt die Projektgrenze an und fügt grundlegende Team-Verwaltung hinzu — bleibt darunter aber dieselbe App mit nur einer Ansicht, kein Kanban-Board, kein Kalender, kein Gantt. Wenn der eigentliche Bedarf Ihres Teams "mehr Todoist-Projekte" ist, löst Business das sauber. Wenn der Bedarf "ein Board, ein Kalender und auch ein Ort für Notizen und Chat" ist, löst es das nicht. Erinnerungen sind eine weitere echte Stärke, die man anerkennen muss: Push-Benachrichtigungen, standortbasierte Erinnerungen und wiederkehrende Fälligkeitstermine sind bei Todoist ausgefeilter als bei den meisten jüngeren PM-Tools, Comuna heute eingeschlossen.
Was Sie stattdessen bei Comuna bekommen
Kanban, Tabelle, Kalender, Gantt, Diagramme und Canvas — sechs Ansichten derselben Karten, alle enthalten, ohne Grenze bei Projekten, Aufgaben oder Verlaufsfenster, an die Sie stoßen könnten. Eine Karte trägt Checklisten, Labels, mehrere Zuständige, Abhängigkeiten, Wiederholung und Anhänge bis 50 MB — schon mehr, als eine Todoist-Aufgabe unterstützt. Der vollständige Verlauf ist nicht auf eine Woche begrenzt; er ist einfach da. Chat-Kanäle und Direktnachrichten sind integriert, und Notizen plus Wiki liegen direkt neben den Boards. Siehe die vollständige Funktionsliste — es gibt keine höhere Stufe, die noch mehr davon versteckt.
Der Teil, den keine Liste von Todoist-Alternativen erwähnt: ein KI-Mitarbeiter, der ein echtes Mitglied des Boards ist, kein separates KI-Terminplanungsprodukt, das oben drangeklebt wird. Tools wie Motion verkaufen KI-Terminfüllung als eigene App für 19 $/Nutzer/Monat, außerhalb Ihres Aufgaben-Tools. Bei Comuna verbinden Sie Ihr bestehendes Claude- oder ChatGPT-Abo einmal — OAuth, kein API-Key — und es wird zu einem Teammitglied mit eigener Identität, das dieselben Karten bearbeitet wie Ihre Menschen. Es erstellt Karten, verschiebt sie zwischen Spalten, schreibt Notizen und kommentiert, jede Aktion mit seinem Namen signiert. Wenn etwas Urteilsvermögen statt Ausführung braucht, öffnet es eine Freigabe-Anfrage, statt zu raten, und Sie genehmigen, passen an oder lehnen ab. Das ist Pull, kein Push: Die KI handelt, wenn Sie oder ein geplanter Prompt sie auslösen, nicht als unbeaufsichtigter Hintergrundprozess. Das vollständige Modell steht in was ein KI-Mitarbeiter wirklich ist.
In der Praxis: Sie legen eine Aufgabe auf den Schreibtisch der KI — "mach aus diesem Planungsdokument Karten für den Sprint" — und kommen später zurück, statt jede Zeile selbst in Todoist einzutippen. Die Karten existieren, zugewiesen, eine davon markiert, weil der Umfang einer Zeile unklar war. Sie genehmigen oder korrigieren, und sie merkt sich Ihre Antwort für das nächste Mal.
Lohnt sich eine Todoist-Alternative für Teams für Sie?
Wenn Ihr Team in Wirklichkeit eine Person plus ein paar geteilte Projekte ist, die niemals an Todoists Grenzen stoßen werden, bringt der Wechsel wenig außer Ansichten, die Sie nicht nutzen werden — bleiben Sie, und behalten Sie die Geschwindigkeit. Der Katalog an Drittanbieter-Integrationen von Comuna ist heute auch kleiner als bei Todoist oder den größeren PM-Tools; prüfen Sie die Integrationsseite, falls ein bestimmter Connector wichtig ist, bevor Sie sich entscheiden.
Der klarere Fall für den Wechsel: ein kleines Team, das Todoists Grenzen bei Projekten, Aufgaben oder Verlauf schon erreicht hat (oder bald erreichen wird), das ein echtes Board statt einer verschachtelten Projektliste will, und das bereits für Claude oder ChatGPT bezahlt und dieses Abo lieber echte Arbeit am Board machen lassen würde statt in einem separaten Chatfenster zu bleiben.
Migration ist heute manuell — Todoist exportiert nach CSV, und Aufgabennamen, Fälligkeitstermine und Labels übertragen sich sauber; verschachtelte Unterprojekte und Karma-Verlauf lassen sich nicht eins zu eins übersetzen, weil Comuna das nicht nachbilden will. Für eine Handvoll geteilter Projekte ist das ein Nachmittag Copy-Paste, kein Migrationsprojekt.
Noch ein ehrlicher Kompromiss: Comuna ist offline-first, funktioniert also weiter und stellt Änderungen in eine Warteschlange bei einer unterbrochenen Verbindung im Zug oder instabilem Büro-WLAN, und synchronisiert danach automatisch — ein Detail, das die meisten leichten Aufgaben-Apps, Todoist eingeschlossen, nicht so bewusst einplanen. Eine Kleinigkeit, bis zu dem Tag, an dem Ihr WLAN mitten in der Sprint-Planung ausfällt.
Wie vergleichen sich die Pläne in der Praxis?
- Team-Projekte — Todoist: 5 im kostenlosen Plan, bis zu 500 bei Business (8–10 $/Nutzer/Monat). Comuna: unbegrenzt, kostenlos.
- Aufgaben pro Projekt — Todoist: in jedem Plan auf 300 begrenzt, keine Möglichkeit, das zu erhöhen. Comuna: keine Grenze.
- Team-Aktivitätsverlauf — Todoist: 1 Woche im kostenlosen Plan. Comuna: vollständiger Verlauf, immer verfügbar.
- Ansichten — Todoist: eine einzige Listen-/Board-Ansicht. Comuna: Kanban, Tabelle, Kalender, Gantt, Diagramme, Canvas.
- Chat / Notizen — Todoist: nur Kommentare an Aufgaben. Comuna: Projekt-Chat-Kanäle, Direktnachrichten, Notizen und Wiki integriert.
- KI — Todoist: keine integriert (KI-Terminplaner von Drittanbietern sind separate kostenpflichtige Apps). Comuna: verbinden Sie Ihr eigenes Claude- oder ChatGPT-Abo als echtes Board-Mitglied, ohne Zusatzkosten.
Auch lesenswert: eine kostenlose ClickUp-Alternative, eine kostenlose Asana-Alternative, und warum Offline-First bei einem Projekt-Tool zählt.
Gibt es eine kostenlose Todoist-Alternative für Teams ohne Projektgrenzen?
Ja — der kostenlose Plan von Comuna hat kein Limit bei Projekten, Mitgliedern, Aufgaben pro Projekt oder Verlauf. Alle Ansichten und der KI-Mitarbeiter sind kostenlos enthalten; Details unter für immer kostenlos.
Ist Todoist schlecht für Teams?
Nicht schlecht — es ist zuerst für Einzelpersonen gebaut, und das zeigt sich in den Grenzen: 5 Team-Projekte im kostenlosen Plan, eine Obergrenze von 300 Aufgaben pro Projekt in jedem Plan, und eine Woche Team-Aktivitätsverlauf, außer Sie upgraden. Für eine zwischen zwei Personen geteilte Liste kann das gut funktionieren; für ein wachsendes Team stößt man schnell an diese Zahlen.
Kann ich meine Todoist-Projekte zu Comuna migrieren?
Ja, per CSV-Export. Aufgabennamen, Fälligkeitstermine und Labels übertragen sich direkt; verschachtelte Unterprojekte müssen als separate Karten oder Checklisten nachgebaut werden, weil das Board-Modell von Comuna kein verschachteltes Schema ist.
Hat Comuna eine KI-Funktion wie Todoists AI Assist?
Sie geht weiter. Statt einer smarten Vorschlagsbox innerhalb einer Aufgabe wird Ihr verbundenes Claude oder ChatGPT zu einem Board-Mitglied, das echte Karten unter eigenem Namen erstellt, verschiebt und kommentiert, und alles eskaliert, was Ihr Urteilsvermögen braucht, statt zu raten.
Comuna ist für immer kostenlos — keine Kreditkarte, bringen Sie Ihre eigene KI mit. Workspace starten und ausprobieren.