O Todoist é um dos apps de tarefas pessoais mais bem desenhados que existem: captura rápida, datas em linguagem natural, um app mobile impecável. O problema aparece no momento em que uma equipe tenta rodar projetos reais dentro dele. O Todoist limita projetos de equipe, tarefas por projeto e histórico de atividade em todos os planos, sem opção de aumentar esses limites — é o que a própria documentação de ajuda diz, sem rodeios. Se sua equipe já passou de uma lista pessoal mas não quer construir demais, existe uma alternativa ao Todoist para equipes mais simples: a Comuna, grátis e sem limites, mais um colega de IA trabalhando o board com você.
O que exatamente o Todoist limita para uma equipe?
Mais do que a maioria das reviews menciona com números. No plano gratuito Beginner, uma equipe tem 5 projetos de equipe ativos (subprojetos entram nessa conta), e o histórico de atividade da equipe fica limitado a uma semana — então não dá para ver o que mudou há duas semanas. Por projeto, as tarefas ativas (incluindo subtarefas e recorrentes) são limitadas a 300, e as seções por projeto a 20. A própria página de suporte do Todoist é explícita: esses limites por projeto não mudam em nenhum plano — pagar mais aumenta o número de projetos que você pode ter (o Business chega a 500), não o que cada projeto pode conter.
A colaboração em si também é descrita por reviews de terceiros como leve: o Todoist é feito para quem pensa em tarefas individuais, e seus recursos de equipe — comentários, projetos compartilhados, atribuição — funcionam, mas ficam curtos diante de ferramentas pensadas para equipes desde o primeiro dia. Nada disso é uma crítica ao produto; o Todoist nunca se vendeu como software de gestão de projetos. É uma lista de tarefas que também permite compartilhar um projeto.
Onde o Todoist realmente ganha?
Sejamos justos: nada aqui supera o Todoist para a lista de uma única pessoa. Datas em linguagem natural ("toda dia de semana às 17h"), o sistema de sequência de karma, e um app mobile que abre em menos de um segundo continuam entre os melhores da categoria. O preço para uma pessoa também é razoável — o Pro custa cerca de $5/usuário/mês cobrado anual ($7 mensal), o que dá lembretes, etiquetas e mais projetos do que os cinco do plano gratuito Beginner. Se o que você realmente precisa é da sua própria lista, não de um board de equipe, migrar para algo mais pesado é um retrocesso em velocidade, não uma melhora.
O plano Business, a cerca de $8/usuário/mês cobrado anual ($10 mensal), aumenta o teto de projetos e adiciona administração básica de equipe — mas continua sendo o mesmo app de visão única por baixo, não um board Kanban, um calendário ou um Gantt. Se a necessidade real da sua equipe é "mais projetos no Todoist", o Business resolve bem. Se a necessidade é "um board, um calendário e um lugar para notas e chat também", não resolve. Lembretes são outro ponto forte real que vale reconhecer: notificações push, lembretes por localização e datas recorrentes são mais polidos no Todoist do que na maioria das ferramentas de PM mais jovens, Comuna incluída hoje.
O que você ganha na Comuna em vez disso
Kanban, Tabela, Calendário, Gantt, Diagramas e Canvas — seis visões dos mesmos cards, todas incluídas, sem limite de projetos, de tarefas ou de janela de histórico para travar. Um card leva checklists, etiquetas, múltiplos responsáveis, dependências, recorrência e anexos de até 50MB, já mais do que uma tarefa do Todoist suporta. O histórico completo não fica limitado a uma semana; ele simplesmente está lá. Chat por canais e mensagens diretas vêm integrados, e notas mais uma wiki ficam ao lado dos boards. Veja a lista completa de recursos — não existe um nível superior escondendo mais disso.
A parte que nenhuma lista de alternativas ao Todoist menciona: um colega de IA que é membro real do board, não um produto de IA de agenda separado colado por cima. Ferramentas como a Motion vendem o preenchimento de agenda com IA como seu próprio app de $19/usuário/mês, fora da sua ferramenta de tarefas. Na Comuna você conecta sua assinatura existente do Claude ou ChatGPT uma única vez — OAuth, sem API key — e ela se torna um membro da equipe com identidade própria, trabalhando os mesmos cards que seus humanos. Cria cards, move entre colunas, escreve notas e comenta, cada ação assinada com seu nome. Quando algo precisa de critério em vez de execução, abre um pedido de aprovação ao invés de adivinhar, e você aprova, ajusta ou rejeita. É pull, não push: a IA age quando você ou um prompt agendado a disparam, não como um processo em segundo plano sem supervisão. O modelo completo está em o que é de fato um colega de IA.
Na prática: você deixa uma tarefa na mesa da IA — "transforme este documento de planejamento em cards para a sprint" — e volta mais tarde em vez de digitar cada linha você mesmo no Todoist. Os cards existem, atribuídos, com um marcado porque o escopo de uma linha era ambíguo. Você aprova ou corrige, e ela lembra sua resposta na próxima execução.
Uma alternativa ao Todoist pensada para equipes vale para você?
Se sua equipe na prática é uma pessoa mais alguns projetos compartilhados que nunca vão bater nos limites do Todoist, trocar te dá pouco além de visões que você não vai usar — fique, e mantenha a velocidade. O catálogo de integrações de terceiros da Comuna também é menor hoje do que o do Todoist ou das ferramentas de PM maiores; veja a página de integrações se algum conector específico importa antes de decidir.
O caso mais claro para trocar: uma equipe pequena que já bateu (ou está perto de bater) nos limites de projetos, tarefas ou histórico do Todoist, que quer um board real em vez de uma lista aninhada de projetos, e que já paga por Claude ou ChatGPT e prefere que essa assinatura faça trabalho real no board em vez de ficar numa janela de chat separada.
Migrar hoje é manual — o Todoist exporta para CSV, e nomes de tarefas, datas e etiquetas migram limpo; subprojetos aninhados e histórico de karma não se traduzem um a um, porque a Comuna não tenta replicar isso. Para alguns projetos compartilhados, é questão de uma tarde de copiar e colar, não um projeto de migração.
Mais um trade-off honesto: a Comuna é offline-first, então continua funcionando e enfileira as mudanças durante uma conexão caída no trem ou um wifi instável do escritório, e sincroniza automaticamente depois — um detalhe que a maioria dos apps de tarefas leves, Todoist incluído, não planeja de propósito. É um detalhe pequeno até o dia em que seu wifi cai no meio do planejamento da sprint.
Como os planos se comparam na prática?
- Projetos de equipe — Todoist: 5 no gratuito, até 500 no Business ($8–10/usuário/mês). Comuna: ilimitados, grátis.
- Tarefas por projeto — Todoist: limitadas a 300 em todos os planos, sem forma de aumentar. Comuna: sem limite.
- Histórico de atividade da equipe — Todoist: 1 semana no gratuito. Comuna: histórico completo, sempre disponível.
- Visões — Todoist: uma única visão de lista/board. Comuna: Kanban, Tabela, Calendário, Gantt, Diagramas, Canvas.
- Chat / notas — Todoist: só comentários em tarefas. Comuna: canais de chat de projeto, mensagens diretas, notas e wiki integrados.
- IA — Todoist: nenhuma integrada (os agendadores de IA de terceiros são apps de pago separados). Comuna: conecte sua própria assinatura do Claude ou ChatGPT como membro real do board, sem custo extra.
Também vale ler: uma alternativa gratuita ao ClickUp, uma alternativa gratuita ao Asana, e por que offline-first importa numa ferramenta de projetos.
Existe uma alternativa gratuita ao Todoist para equipes sem limite de projetos?
Sim — o plano gratuito da Comuna não tem limite de projetos, membros, tarefas por projeto ou histórico. Todas as visões e o colega de IA vêm incluídos sem custo; veja grátis para sempre para os detalhes.
O Todoist é ruim para equipes?
Não é ruim — é feito para indivíduos primeiro, e isso aparece nos limites: 5 projetos de equipe no plano gratuito, um teto de 300 tarefas por projeto em todos os planos, e uma semana de histórico de atividade da equipe a menos que você faça upgrade. Para uma lista compartilhada entre duas pessoas pode funcionar bem; para uma equipe que cresce, esses números chegam rápido.
Posso migrar meus projetos do Todoist para a Comuna?
Sim, por exportação CSV. Nomes de tarefas, datas e etiquetas migram direto; subprojetos aninhados precisam ser reconstruídos como cards ou checklists separados, porque o modelo de board da Comuna não é um esquema aninhado.
A Comuna tem um recurso de IA como o AI Assist do Todoist?
Vai além. Em vez de uma caixa de sugestões inteligentes dentro de uma tarefa, seu Claude ou ChatGPT conectado se torna um membro do board que cria, move e comenta cards reais com seu próprio nome, e escala qualquer coisa que precise do seu critério em vez de adivinhar.
A Comuna é grátis para sempre — sem cartão de crédito, traga sua própria IA. Crie um workspace e experimente.