Todoist è una delle app di attività personali meglio progettate che esistano: inserimento rapido, date in linguaggio naturale, un'app mobile impeccabile. Il problema emerge nel momento in cui un team cerca di gestirci dentro progetti reali. Todoist limita i progetti di team, le attività per progetto e lo storico delle attività in ogni piano, senza possibilità di alzare quei limiti — lo dice chiaramente la sua stessa documentazione di supporto. Se il tuo team ha già superato la fase della lista personale ma non vuole sovra-costruire, esiste un'alternativa a Todoist più semplice per i team: Comuna, gratuita e senza limiti, più un collega IA che lavora la bacheca insieme a te.
Cosa limita esattamente Todoist per un team?
Più di quanto la maggior parte delle recensioni dica con numeri precisi. Nel piano gratuito Beginner, un team ha 5 progetti di team attivi (i sottoprogetti rientrano nel conteggio), e lo storico attività del team è limitato a una settimana — quindi non puoi rivedere cosa è cambiato due settimane fa. Per progetto, le attività attive (incluse sottoattività e ricorrenti) sono limitate a 300, e le sezioni per progetto a 20. La pagina di supporto di Todoist è esplicita: questi limiti per progetto non cambiano in nessun piano — pagare di più aumenta il numero di progetti possibili (Business arriva a 500), non quanto ogni progetto può contenere.
Anche la collaborazione in sé viene descritta da recensioni terze come leggera: Todoist è pensato per chi ragiona per attività individuali, e le sue funzioni di team — commenti, progetti condivisi, assegnazione — funzionano, ma restano sottili rispetto a strumenti pensati per i team dal primo giorno. Nulla di tutto ciò è una critica al prodotto; Todoist non si è mai venduto come software di gestione progetti. È una lista di attività che permette anche di condividere un progetto.
Dove vince davvero Todoist?
Siamo onesti: niente qui supera Todoist per la lista di una singola persona. Le date in linguaggio naturale ("ogni giorno lavorativo alle 17"), il sistema di streak karma, e un'app mobile che si apre in meno di un secondo restano tra i migliori della categoria. Anche il prezzo per una persona è ragionevole — Pro costa circa 5$/utente/mese con fatturazione annuale (7$ al mese), il che dà promemoria, etichette e più progetti dei cinque del piano gratuito Beginner. Se quello di cui hai davvero bisogno è la tua lista, non una bacheca di team, passare a qualcosa di più pesante è un passo indietro in velocità, non un miglioramento.
Il piano Business, a circa 8$/utente/mese con fatturazione annuale (10$ al mese), alza il tetto dei progetti e aggiunge un'amministrazione di team di base — ma resta la stessa app a vista unica sotto, non una bacheca Kanban, un calendario o un Gantt. Se il bisogno reale del tuo team è "più progetti Todoist", Business lo risolve bene. Se il bisogno è "una bacheca, un calendario e anche un posto per note e chat", non lo risolve. I promemoria sono un altro punto di forza reale da riconoscere: notifiche push, promemoria basati sulla posizione e date ricorrenti sono più curati in Todoist che nella maggior parte degli strumenti di PM più giovani, Comuna incluso oggi.
Cosa ottieni in Comuna invece
Kanban, Tabella, Calendario, Gantt, Diagrammi e Canvas — sei vista sulle stesse card, tutte incluse, senza limite di progetti, attività o finestra di storico contro cui sbattere. Una card porta checklist, etichette, più assegnatari, dipendenze, ricorrenza e allegati fino a 50MB, già più di quanto supporti un'attività Todoist. Lo storico completo non è limitato a una settimana; è semplicemente lì. Chat per canali e messaggi diretti sono integrati, e note più una wiki vivono accanto alle bacheche. Guarda l'elenco completo delle funzioni — non c'è un livello superiore che ne nasconde ancora.
La parte che nessun elenco di alternative a Todoist menziona: un collega IA che è un membro reale della bacheca, non un prodotto IA di agenda separato incollato sopra. Strumenti come Motion vendono il riempimento dell'agenda con IA come la propria app da 19$/utente/mese, fuori dal tuo strumento di attività. In Comuna connetti il tuo abbonamento Claude o ChatGPT esistente una sola volta — OAuth, nessuna API key — e diventa un membro del team con identità propria, che lavora le stesse card dei tuoi umani. Crea card, le sposta tra colonne, scrive note e commenta, ogni azione firmata con il suo nome. Quando qualcosa richiede giudizio invece di esecuzione, apre una richiesta di approvazione invece di indovinare, e tu approvi, modifichi o rifiuti. È pull, non push: l'IA agisce quando tu o un prompt programmato la attivate, non come un processo in background senza supervisione. Il modello completo è in cos'è davvero un collega IA.
In pratica: lasci un compito sulla scrivania dell'IA — "trasforma questo documento di pianificazione in card per lo sprint" — e torni più tardi invece di digitare ogni riga tu stesso in Todoist. Le card esistono, assegnate, con una segnalata perché l'ambito di una riga era ambiguo. Approvi o correggi, e l'IA ricorda la tua risposta alla prossima esecuzione.
Un'alternativa a Todoist pensata per i team fa per te?
Se il tuo team in realtà è una persona più un paio di progetti condivisi che non si avvicineranno mai ai limiti di Todoist, cambiare ti dà poco oltre a vista che non userai — resta, e mantieni la velocità. Anche il catalogo di integrazioni di terze parti di Comuna è oggi più piccolo di quello di Todoist o degli strumenti di PM più grandi; controlla la pagina delle integrazioni se un connettore specifico ti interessa prima di decidere.
Il caso più chiaro per cambiare: un piccolo team che ha già raggiunto (o sta per raggiungere) i limiti di progetti, attività o storico di Todoist, che vuole una bacheca reale invece di un elenco di progetti annidato, e che già paga per Claude o ChatGPT e preferirebbe che quell'abbonamento facesse lavoro reale sulla bacheca invece di restare in una finestra di chat separata.
Migrare oggi è manuale — Todoist esporta in CSV, e nomi delle attività, date di scadenza ed etichette si trasferiscono bene; i sottoprogetti annidati e lo storico karma non si traducono uno a uno, perché Comuna non cerca di replicarli. Per una manciata di progetti condivisi, è questione di un pomeriggio di copia-incolla, non un progetto di migrazione.
Un ultimo compromesso onesto: Comuna è offline-first, quindi continua a funzionare e accoda le modifiche durante una connessione interrotta in treno o un wifi d'ufficio instabile, poi sincronizza automaticamente — un dettaglio che la maggior parte delle app di attività leggere, Todoist incluso, non progetta con la stessa attenzione. È un dettaglio minore fino al giorno in cui il tuo wifi cade a metà della pianificazione dello sprint.
Come si confrontano i piani in pratica?
- Progetti di team — Todoist: 5 nel gratuito, fino a 500 su Business (8–10$/utente/mese). Comuna: illimitati, gratis.
- Attività per progetto — Todoist: limitate a 300 in ogni piano, senza modo di alzarle. Comuna: nessun limite.
- Storico attività del team — Todoist: 1 settimana nel gratuito. Comuna: storico completo, sempre disponibile.
- Viste — Todoist: una sola vista lista/bacheca. Comuna: Kanban, Tabella, Calendario, Gantt, Diagrammi, Canvas.
- Chat / note — Todoist: solo commenti sulle attività. Comuna: canali di chat di progetto, messaggi diretti, note e wiki integrati.
- IA — Todoist: nessuna integrata (i pianificatori IA di terze parti sono app a pagamento separate). Comuna: connetti il tuo abbonamento Claude o ChatGPT come membro reale della bacheca, senza costo extra.
Da leggere anche: un'alternativa gratuita a ClickUp, un'alternativa gratuita ad Asana, e perché l'offline-first conta in uno strumento di progetto.
Esiste un'alternativa gratuita a Todoist per i team senza limiti di progetti?
Sì — il piano gratuito di Comuna non ha limiti di progetti, membri, attività per progetto o storico. Tutte le viste e il collega IA sono inclusi senza costi; vedi gratis per sempre per i dettagli.
Todoist è negativo per i team?
Non negativo — è pensato prima per i singoli, e si vede nei limiti: 5 progetti di team nel piano gratuito, un tetto di 300 attività per progetto in ogni piano, e una settimana di storico attività del team a meno che non si passi a un piano superiore. Per una lista condivisa tra due persone può funzionare bene; per un team che cresce, si sbatte presto contro questi numeri.
Posso migrare i miei progetti Todoist su Comuna?
Sì, tramite esportazione CSV. Nomi delle attività, date di scadenza ed etichette si mappano direttamente; i sottoprogetti annidati vanno ricostruiti come card o checklist separate, perché il modello a bacheca di Comuna non è uno schema annidato.
Comuna ha una funzione IA come l'AI Assist di Todoist?
Va oltre. Invece di una casella di suggerimenti intelligenti dentro un'attività, il tuo Claude o ChatGPT connesso diventa un membro della bacheca che crea, sposta e commenta card reali con il proprio nome, ed escala tutto ciò che richiede il tuo giudizio invece di indovinare.
Comuna è gratis per sempre — nessuna carta di credito, porta la tua IA. Crea un workspace e provalo.