Todoist est l'une des applications de tâches personnelles les mieux conçues qui existent : capture rapide, dates en langage naturel, une appli mobile impeccable. Le problème apparaît dès qu'une équipe essaie d'y faire tourner de vrais projets. Todoist limite les projets d'équipe, les tâches par projet et l'historique d'activité sur tous ses plans, sans possibilité de relever ces plafonds — c'est écrit noir sur blanc dans sa propre documentation d'aide. Si votre équipe a dépassé le stade de la liste personnelle sans vouloir pour autant sur-construire, il existe une alternative à Todoist plus simple pour les équipes : Comuna, gratuite et sans plafond, avec en plus un collègue IA qui travaille le tableau avec vous.
Que limite exactement Todoist pour une équipe ?
Plus que ce que mentionnent la plupart des comparatifs, chiffres à l'appui. Sur le plan gratuit Beginner, une équipe dispose de 5 projets d'équipe actifs (les sous-projets comptent dans ce total), et l'historique d'activité de l'équipe est limité à une semaine — impossible donc de revoir ce qui a changé il y a deux semaines. Par projet, les tâches actives (sous-tâches et récurrentes incluses) sont plafonnées à 300, et les sections par projet à 20. La page d'aide de Todoist est explicite : ces limites par projet ne changent sur aucun plan — payer plus augmente le nombre de projets possibles (jusqu'à 500 sur Business), pas ce que chaque projet peut contenir.
La collaboration elle-même est aussi décrite par des comparatifs tiers comme légère : Todoist est pensé pour des personnes qui réfléchissent en tâches individuelles, et ses fonctions d'équipe — commentaires, projets partagés, attribution — fonctionnent, mais restent limitées face à des outils conçus pour les équipes dès le premier jour. Rien de tout cela n'est un reproche au produit ; Todoist ne s'est jamais vendu comme un logiciel de gestion de projet. C'est une liste de tâches qui permet aussi de partager un projet.
Où Todoist gagne-t-il vraiment ?
Soyons honnêtes : rien ici ne surpasse Todoist pour la liste d'une seule personne. Les dates en langage naturel ("chaque jour de semaine à 17h"), le système de séries karma, et une appli mobile qui s'ouvre en moins d'une seconde restent parmi les meilleurs de la catégorie. Le prix pour une personne est aussi raisonnable — Pro coûte environ 5$/utilisateur/mois facturé à l'année (7$ au mois), ce qui donne des rappels, des étiquettes et plus de projets que les cinq du plan gratuit Beginner. Si ce dont vous avez vraiment besoin, c'est de votre propre liste et non d'un tableau d'équipe, passer à quelque chose de plus lourd est un recul en rapidité, pas un progrès.
Le plan Business, à environ 8$/utilisateur/mois facturé à l'année (10$ au mois), relève le plafond de projets et ajoute une administration d'équipe basique — mais ça reste la même appli à vue unique en dessous, pas un tableau Kanban, un calendrier ou un Gantt. Si le vrai besoin de votre équipe est "plus de projets Todoist", Business le résout proprement. Si le besoin est "un tableau, un calendrier et un endroit pour les notes et le chat aussi", ça ne le résout pas. Les rappels sont un autre vrai point fort à reconnaître : notifications push, rappels géolocalisés et dates récurrentes sont plus soignés chez Todoist que dans la plupart des outils de gestion de projet plus jeunes, Comuna compris aujourd'hui.
Ce que vous obtenez chez Comuna à la place
Kanban, Tableau, Calendrier, Gantt, Diagrammes et Canvas — six vues des mêmes cartes, toutes incluses, sans plafond de projets, de tâches ni de fenêtre d'historique sur lequel buter. Une carte porte des checklists, des étiquettes, plusieurs assignés, des dépendances, de la récurrence et des pièces jointes jusqu'à 50 Mo, déjà plus que ce que supporte une tâche Todoist. L'historique complet n'est pas limité à une semaine ; il est simplement là. Le chat par canaux et les messages directs sont intégrés, et les notes plus un wiki vivent à côté des tableaux. Voir la liste complète des fonctionnalités — aucun palier supérieur ne cache quoi que ce soit de plus.
Ce qu'aucun comparatif d'alternatives à Todoist ne mentionne : un collègue IA qui est un membre réel du tableau, pas un produit d'IA d'agenda séparé greffé par-dessus. Des outils comme Motion vendent le remplissage d'agenda par IA comme leur propre appli à 19$/utilisateur/mois, en dehors de votre outil de tâches. Chez Comuna, vous connectez votre abonnement Claude ou ChatGPT existant une seule fois — OAuth, pas de clé API — et il devient un membre de l'équipe avec sa propre identité, travaillant les mêmes cartes que vos humains. Il crée des cartes, les déplace entre colonnes, écrit des notes et commente, chaque action signée de son nom. Quand quelque chose demande du jugement plutôt que de l'exécution, il ouvre une demande d'approbation plutôt que de deviner, et vous approuvez, ajustez ou rejetez. C'est du pull, pas du push : l'IA agit quand vous ou un prompt programmé la déclenchez, pas comme un processus en arrière-plan sans supervision. Le modèle complet est détaillé dans ce qu'est vraiment un collègue IA.
En pratique : vous laissez une tâche sur le bureau de l'IA — "transforme ce document de planification en cartes pour le sprint" — et vous revenez plus tard au lieu de retaper chaque ligne vous-même dans Todoist. Les cartes existent, assignées, avec une marquée parce que la portée d'une ligne était ambiguë. Vous approuvez ou corrigez, et elle retient votre réponse pour la prochaine fois.
Une alternative à Todoist pensée pour les équipes est-elle faite pour vous ?
Si votre équipe est en réalité une seule personne plus quelques projets partagés qui n'approcheront jamais les limites de Todoist, changer vous apporte peu, à part des vues que vous n'utiliserez pas — restez, et gardez la rapidité. Le catalogue d'intégrations tierces de Comuna est aussi plus restreint aujourd'hui que celui de Todoist ou des plus grands outils de gestion de projet ; consultez la page des intégrations si un connecteur précis compte avant de vous décider.
Le cas le plus clair pour changer : une petite équipe qui a déjà atteint (ou va bientôt atteindre) les plafonds de projets, de tâches ou d'historique de Todoist, qui veut un vrai tableau plutôt qu'une liste de projets imbriquée, et qui paie déjà pour Claude ou ChatGPT et préférerait que cet abonnement fasse du vrai travail sur le tableau plutôt que de rester dans une fenêtre de chat séparée.
Migrer est manuel aujourd'hui — Todoist exporte en CSV, et les noms de tâches, dates d'échéance et étiquettes se transfèrent proprement ; les sous-projets imbriqués et l'historique de karma ne se traduisent pas un pour un, car Comuna ne cherche pas à reproduire cela. Pour une poignée de projets partagés, c'est l'affaire d'un après-midi de copier-coller, pas d'un projet de migration.
Un dernier compromis honnête : Comuna fonctionne offline-first, donc elle continue de marcher et met les changements en file d'attente pendant une coupure de connexion dans le train ou un wifi de bureau instable, puis synchronise automatiquement ensuite — un détail que la plupart des applis de tâches légères, Todoist inclus, ne conçoivent pas aussi délibérément. C'est un détail mineur jusqu'au jour où votre wifi tombe en pleine planification de sprint.
Comment les plans se comparent-ils en pratique ?
- Projets d'équipe — Todoist : 5 en gratuit, jusqu'à 500 sur Business (8–10$/utilisateur/mois). Comuna : illimités, gratuit.
- Tâches par projet — Todoist : plafonnées à 300 sur tous les plans, sans moyen de les relever. Comuna : sans plafond.
- Historique d'activité de l'équipe — Todoist : 1 semaine en gratuit. Comuna : historique complet, toujours disponible.
- Vues — Todoist : une seule vue liste/tableau. Comuna : Kanban, Tableau, Calendrier, Gantt, Diagrammes, Canvas.
- Chat / notes — Todoist : seulement des commentaires sur les tâches. Comuna : canaux de chat de projet, messages directs, notes et wiki intégrés.
- IA — Todoist : aucune intégrée (les planificateurs IA tiers sont des applis payantes séparées). Comuna : connectez votre propre abonnement Claude ou ChatGPT comme membre réel du tableau, sans coût supplémentaire.
À lire aussi : une alternative gratuite à ClickUp, une alternative gratuite à Asana, et pourquoi le offline-first compte dans un outil de projet.
Existe-t-il une alternative gratuite à Todoist pour les équipes sans plafond de projets ?
Oui — le plan gratuit de Comuna n'a aucun plafond de projets, de membres, de tâches par projet ni d'historique. Toutes les vues et le collègue IA sont inclus sans frais ; voir gratuit pour toujours pour les détails.
Todoist est-il mauvais pour les équipes ?
Pas mauvais — il est pensé pour les individus avant tout, et ça se voit dans les plafonds : 5 projets d'équipe sur le plan gratuit, un plafond de 300 tâches par projet sur tous les plans, et une semaine d'historique d'activité d'équipe sauf si vous passez à un plan payant. Pour une liste partagée entre deux personnes, ça peut bien fonctionner ; pour une équipe qui grandit, on atteint vite ces chiffres.
Puis-je migrer mes projets Todoist vers Comuna ?
Oui, par export CSV. Les noms de tâches, dates d'échéance et étiquettes se transposent directement ; les sous-projets imbriqués doivent être reconstruits en cartes ou checklists séparées, car le modèle de tableau de Comuna n'est pas un plan imbriqué.
Comuna a-t-elle une fonction IA comme l'AI Assist de Todoist ?
Elle va plus loin. Plutôt qu'une boîte de suggestions intelligentes dans une tâche, votre Claude ou ChatGPT connecté devient un membre du tableau qui crée, déplace et commente de vraies cartes sous son propre nom, et escalade tout ce qui demande votre jugement plutôt que de deviner.
Comuna est gratuite pour toujours — sans carte bancaire, apportez votre propre IA. Créez un espace de travail et testez-le.