Todoist es una de las apps de tareas personales mejor diseñadas que existen: captura rápida, fechas en lenguaje natural, una app móvil impecable. El problema aparece en el momento en que un equipo intenta correr proyectos reales dentro de ella. Todoist limita proyectos de equipo, tareas por proyecto e historial de actividad en todos sus planes, sin opción de subir esos topes — lo dicen así, sin rodeos, en su propia documentación de ayuda. Si tu equipo ya superó una lista personal pero no quiere sobre-construir, existe una alternativa a Todoist para equipos más simple: Comuna, gratis y sin topes, más un compañero IA trabajando el board contigo.
¿Qué limita exactamente Todoist para un equipo?
Más de lo que la mayoría de las reseñas mencionan con números. En el plan gratuito Beginner, un equipo tiene 5 proyectos de equipo activos (los subproyectos cuentan dentro de ese tope), y el historial de actividad del equipo se limita a una semana — así que no puedes revisar qué cambió hace dos semanas. Por proyecto, las tareas activas (incluyendo subtareas y recurrentes) están capadas en 300, y las secciones por proyecto en 20. La propia página de soporte de Todoist es explícita: esos límites por proyecto no cambian en ningún plan — pagar más sube el número de proyectos que puedes tener (Business llega hasta 500), no lo que cada proyecto puede contener.
La colaboración en sí también la describen reseñas de terceros como ligera: Todoist está hecho para gente que piensa en tareas individuales, y sus funciones de equipo — comentarios, proyectos compartidos, asignación — funcionan, pero se quedan cortas frente a herramientas pensadas para equipos desde el día uno. Nada de esto es un reproche al producto; Todoist nunca se vendió como software de gestión de proyectos. Es una lista de tareas que además permite compartir un proyecto.
¿Dónde gana Todoist de verdad?
Seamos justos: nada aquí supera a Todoist para la lista de una sola persona. Las fechas en lenguaje natural ("cada día de semana a las 5pm"), el sistema de racha de karma, y una app móvil que abre en menos de un segundo siguen siendo de lo mejor en la categoría. El precio para una persona también es razonable — Pro cuesta alrededor de $5/usuario/mes facturado anual ($7 mensual), lo que da recordatorios, etiquetas y más proyectos que los cinco del plan gratuito Beginner. Si lo que realmente necesitas es tu propia lista, no un board de equipo, cambiar a algo más pesado es un retroceso en velocidad, no una mejora.
El plan Business, en unos $8/usuario/mes facturado anual ($10 mensual), sube el techo de proyectos y agrega administración básica de equipo — pero sigue siendo la misma app de vista única por debajo, no un board Kanban, un calendario ni un Gantt. Si la necesidad real de tu equipo es "más proyectos de Todoist", Business lo resuelve bien. Si la necesidad es "un board, un calendario y un lugar para notas y chat también", no lo resuelve. Los recordatorios son otra fortaleza real que hay que reconocer: las notificaciones push, los recordatorios por ubicación y las fechas recurrentes están más pulidos en Todoist que en la mayoría de herramientas de PM más jóvenes, Comuna incluida hoy.
Lo que obtienes en Comuna en cambio
Kanban, Tabla, Calendario, Gantt, Diagramas y Canvas — seis vistas de las mismas tarjetas, todas incluidas, sin tope de proyectos, de tareas ni de ventana de historial con el que chocar. Una tarjeta lleva checklists, etiquetas, múltiples asignados, dependencias, recurrencia y adjuntos de hasta 50 MB, ya más de lo que admite una tarea de Todoist. El historial completo no está capado a una semana; simplemente está ahí. El chat por canales y los mensajes directos vienen integrados, y las notas más una wiki viven junto a los boards. Mira el listado completo de funciones — no hay un nivel superior escondiendo más de esto.
La pieza que ningún listado de alternativas a Todoist menciona: un compañero IA que es miembro real del board, no un producto de IA de agenda aparte que se le pega encima. Herramientas como Motion venden el llenado de agenda con IA como su propia app de $19/usuario/mes, fuera de tu herramienta de tareas. En Comuna conectas tu suscripción existente de Claude o ChatGPT una sola vez — OAuth, sin API key — y se vuelve un miembro del equipo con identidad propia, trabajando las mismas tarjetas que tus humanos. Crea tarjetas, las mueve entre columnas, escribe notas y comenta, cada acción firmada con su nombre. Cuando algo necesita criterio en vez de ejecución, abre una solicitud de aprobación en lugar de adivinar, y tú apruebas, ajustas o rechazas. Es pull, no push: la IA actúa cuando tú o un prompt programado la disparan, no como un proceso en segundo plano sin supervisión. El modelo completo está en qué es realmente un compañero IA.
En la práctica: dejas una tarea en el escritorio de la IA — "convierte este documento de planeación en tarjetas para el sprint" — y vuelves más tarde en vez de tipear cada línea tú mismo en Todoist. Las tarjetas existen, asignadas, con una marcada porque el alcance de una línea era ambiguo. Apruebas o corriges, y la IA recuerda tu respuesta la próxima vez.
¿Te conviene una alternativa a Todoist pensada para equipos?
Si tu equipo en realidad es una persona más un par de proyectos compartidos que nunca van a chocar con los límites de Todoist, cambiar te da poco más allá de vistas que no vas a usar — quédate, y conserva la velocidad. El catálogo de integraciones de terceros de Comuna también es más chico hoy que el de Todoist o las herramientas de PM más grandes; revisa la página de integraciones si algún conector específico te importa antes de decidir.
El caso más claro para cambiar: un equipo pequeño que ya llegó (o está por llegar) a los topes de proyectos, tareas o historial de Todoist, que quiere un board real en vez de una lista anidada de proyectos, y que ya paga por Claude o ChatGPT y preferiría que esa suscripción haga trabajo real en el board en lugar de quedarse en una ventana de chat aparte.
Migrar hoy es manual — Todoist exporta a CSV, y nombres de tareas, fechas límite y etiquetas se transfieren limpio; los subproyectos anidados y el historial de karma no se traducen uno a uno, porque Comuna no intenta replicar eso. Para un puñado de proyectos compartidos, es cosa de una tarde de copiar y pegar, no un proyecto de migración.
Un trade-off más que hay que reconocer: Comuna es offline-first, así que sigue funcionando y encola los cambios durante una conexión caída en el tren o un wifi inestable de oficina, y sincroniza solo después — un detalle en el que la mayoría de apps de tareas ligeras, Todoist incluido, no piensan tan a propósito. Es un detalle menor hasta el día en que tu wifi se cae a mitad de la planeación del sprint.
¿Cómo se comparan los planes en la práctica?
- Proyectos de equipo — Todoist: 5 en el gratuito, hasta 500 en Business ($8–10/usuario/mes). Comuna: ilimitados, gratis.
- Tareas por proyecto — Todoist: capadas en 300 en todos los planes, sin forma de subirlas. Comuna: sin tope.
- Historial de actividad del equipo — Todoist: 1 semana en el gratuito. Comuna: historial completo, siempre disponible.
- Vistas — Todoist: una sola vista de lista/board. Comuna: Kanban, Tabla, Calendario, Gantt, Diagramas, Canvas.
- Chat / notas — Todoist: solo comentarios en tareas. Comuna: canales de chat de proyecto, mensajes directos, notas y wiki integrados.
- IA — Todoist: ninguna integrada (los programadores de IA de terceros son apps de pago aparte). Comuna: conecta tu propia suscripción de Claude o ChatGPT como miembro real del board, sin cargo extra.
También vale la pena leer: una alternativa gratuita a ClickUp, una alternativa gratuita a Asana, y por qué offline-first importa en una herramienta de proyectos.
¿Existe una alternativa gratuita a Todoist para equipos sin límites de proyectos?
Sí — el plan gratuito de Comuna no tiene tope de proyectos, miembros, tareas por proyecto ni historial. Todas las vistas y el compañero IA vienen incluidos sin costo; mira gratis para siempre para los detalles.
¿Todoist es malo para equipos?
No es malo — está hecho para individuos primero, y eso se nota en los límites: 5 proyectos de equipo en el plan gratuito, un techo de 300 tareas por proyecto en todos los planes, y una semana de historial de actividad del equipo salvo que subas de plan. Para una lista compartida entre dos personas puede funcionar bien; para un equipo que crece, choca rápido con esos números.
¿Puedo migrar mis proyectos de Todoist a Comuna?
Sí, por exportación a CSV. Nombres de tareas, fechas límite y etiquetas se mapean directo; los subproyectos anidados hay que reconstruirlos como tarjetas o checklists separadas, porque el modelo de board de Comuna no es un esquema anidado.
¿Comuna tiene una función de IA como el AI Assist de Todoist?
Va más allá. En vez de una caja de sugerencias inteligentes dentro de una tarea, tu Claude o ChatGPT conectado se vuelve un miembro del board que crea, mueve y comenta tarjetas reales bajo su propio nombre, y escala cualquier cosa que necesite tu criterio en vez de adivinar.
Comuna es gratis para siempre — sin tarjeta de crédito, trae tu propia IA. Crea un workspace y pruébalo.