Wer dieses Jahr sucht, ob Smartsheet kostenlos ist, bekommt widersprüchliche Antworten von den Kaufratgebern. Manche beschreiben noch einen begrenzten Gratisplan für einen Nutzer; die meisten aktuellen sind sich einig, dass der praktische Einstieg heute eine 30-Tage-Testversion ist, kein Plan, auf dem man dauerhaft bleiben kann. Wer eine kostenlose Smartsheet-Alternative sucht, für den ist genau diese Verwirrung schon die Antwort — das Tool, zu dem die meisten stattdessen greifen, ist keine weitere Tabelle mit Ablaufdatum, sondern ein Board.
Hier die ehrliche Version: was Smartsheet heute wirklich kostet, wo sein Tabellen-first-Ansatz weiterhin die richtige Wahl ist, und wann eine kostenlose Smartsheet-Alternative wie Comuna — für immer kostenlos, ohne Testphase, mit echtem KI-Mitarbeiter — für ein Team mehr Sinn ergibt, das einfach nur Arbeit nachverfolgen will.
Hat Smartsheet noch einen kostenlosen Plan?
Kommt darauf an, wen man fragt, und genau das ist das Problem. Smartsheets offizielle Preisliste hält einen Pro-Plan für $9 pro Nutzer im Monat (jährlich abgerechnet) als günstigste bezahlte Stufe, mit Business und Enterprise, die von dort pro Sitz weiter steigen. Was früher unter Pro lag — ein dauerhafter Gratisplan für einen einzelnen Nutzer mit ein paar Tabellen — ist auf den meisten aktuellen Preisseiten praktisch zu einer befristeten Testversion geworden, auch wenn ältere Reviews und manche Reseller noch den alten Gratisplan erwähnen. Wer "kostenlose" Optionen vergleicht, sollte davon ausgehen, eine Testversion gegen Tools zu vergleichen, die tatsächlich unbegrenzt kostenlos sind — und vor der Entscheidung die aktuell gültige Preisseite prüfen.
Smartsheet hat 2026 außerdem echte KI-Funktionen ausgeliefert — Smart Assist (ein Chat-Panel innerhalb einer Tabelle), Smart Columns und einen Formel-/Text-Generator — aber die stecken hinter Pro und Business, derselben Schranke wie alles andere.
Warum wird nach einer kostenlosen Smartsheet-Alternative gesucht?
Zwei getrennte Gründe stecken in derselben Suche. Der erste ist der Preis-Grund von oben: ohne dauerhaften Gratisplan gibt es keinen ehrlichen Weg, ein kleines Projekt ohne Kreditkarte und Countdown zu betreiben. Der zweite ist strukturell: Smartsheet ist eine Tabelle, der Projektmanagement-Funktionen zugewachsen sind, nicht umgekehrt. Zeilen, Spalten, tabellenübergreifende Formeln und Zellbezüge sind die native Sprache — mächtig, wenn ein Team schon so denkt, aber eine echte Lernkurve für ein Marketing- oder Ops-Team, das einfach nur eine Karte von "In Bearbeitung" nach "Erledigt" ziehen und fertig sein will.
Viele Teams landen bei "kostenlose Smartsheet-Alternative" nicht, weil sie weniger Power brauchen, sondern weil sie eine andere Form brauchen: Boards und Karten statt Raster und Formeln.
Wo gewinnt Smartsheet weiterhin?
Wirklich, an einer bestimmten Stelle: Teams, die schon in Tabellen denken und darauf angewiesen sind, dass die Formeln weiterlaufen. Tabellenübergreifende Bezüge, Rollup-Reports, die Zahlen aus einem Dutzend Projekttabellen in ein einziges Dashboard ziehen, bedingte Formatierungsregeln und Freigabe-Workflow-Automatisierungen sind Dinge, an denen Smartsheet über ein Jahrzehnt gebaut hat und die Comuna nicht nachzubauen versucht. Wenn das eigentliche Ergebnis eines Teams ein Finanz-Portfolioreport mit Formeln ist, die Projekttabellen miteinander verbinden, ist Smartsheets Rastermodell das richtige Werkzeug, kein Workaround.
Smartsheet ist außerdem der etabliertere Name für Beschaffung — Regierungsaufträge, Enterprise-Sicherheitsprüfungen, eine lange Historie. Es hält SOC-2-Type-2- und ISO-27001-Zertifizierungen und erfüllt HIPAA-Anforderungen im Enterprise-Plan, genau die Art von Unterlagen, die das Sicherheitsteam eines großen Käufers vor der Unterschrift prüft. Comuna verschlüsselt Daten während der Übertragung und setzt Row-Level-Security pro Workspace durch, ist aber ein jüngeres Produkt und hat diesen Zertifizierungsprozess noch nicht durchlaufen — wichtig zu wissen, wenn ein Compliance-Audit Teil des Einkaufsprozesses ist.
Gibt es eine kostenlose Smartsheet-Alternative, die keine weitere Tabelle ist?
Ja — genau da liegt die eigentliche Lücke. Comuna gibt sofort Kanban-, Tabellen-, Kalender- und Gantt-Ansichten, ohne Schema zum Entwerfen und ohne Formeln zum Lernen, bevor die erste Karte existiert. Man erstellt ein Board, fügt Karten mit Terminen, Checklisten, Labels und Verantwortlichen hinzu — und arbeitet schon, statt erst ein System zu bauen, in dem man irgendwann arbeiten will. Chat-Kanäle, Direktnachrichten, Notizen und ein Wiki sind im selben Workspace enthalten, sodass man Smartsheet nicht mit Slack und Confluence zusammenflicken muss, um ein vollständiges Team-Setup zu bekommen.
Nichts davon ist ein Seitenhieb gegen Tabellen als Format. Es ist eine andere Wette: Die meiste Projektnachverfolgung braucht keine Formel-Engine, sie braucht ein Board, das Menschen tatsächlich aktuell halten.
Ist Comunas KI wirklich anders als Smartsheets Smart Assist?
Ja, auf eine bestimmte Weise, die es wert ist, präzise zu sein. Smartsheets Smart Assist und der Formelgenerator sind assistive Tools, die an eine Tabelle gebunden sind — man fragt, es entwirft eine Formel oder eine Zusammenfassung, man fügt sie ein. Comunas KI-Mitarbeiter ist ein Mitglied des Boards, kein Werkzeug innerhalb eines Boards. Claude oder ChatGPT einmal verbinden — OAuth, kein API-Key — und er erstellt und verschiebt Karten, schreibt Notizen und Kommentare und schlägt neue Arbeit vor, mit eigenem Namen und Badge bei jeder Aktion statt einer anonymen Änderung.
Es lohnt sich, das mit derselben Präzision zu sagen, mit der wir die Behauptung eines Wettbewerbers prüfen würden: Das ist pull, nicht push — die KI handelt, wenn man selbst oder ein geplanter Prompt sie auslöst, nicht als unbeaufsichtigt rund um die Uhr laufender Prozess. Wenn sie auf eine Entscheidung stößt, die menschliches Urteilsvermögen braucht, öffnet sie eine Freigabeanfrage statt zu raten.
Wie vergleichen sich die kostenlosen Optionen wirklich?
- Kosten fürs dauerhafte Bleiben — Smartsheet: kein dauerhafter Gratisplan bei den meisten aktuellen Preisen; Pro startet bei $9/Nutzer/Monat. Comuna: für immer kostenlos, $0.
- Ansichten — Smartsheet: Raster zuerst, mit Gantt und Kartenansichten in bezahlten Plänen. Comuna: Kanban, Tabelle, Kalender, Gantt, Diagramme und Canvas, alles kostenlos.
- Formeln & tabellenübergreifendes Reporting — Smartsheet: tief, ausgereift, seine Kernstärke. Comuna: hat das nicht — stattdessen Karten und Boards.
- Integrierter Chat, Notizen, Wiki — Smartsheet: nicht nativ; ein separates Tool ist zu erwarten. Comuna: im selben Workspace enthalten.
- KI — Smartsheet: Smart Assist und Formelgenerierung, nur Pro/Business, an die Tabelle gebunden. Comuna: Claude oder ChatGPT als echtes Board-Mitglied verbinden, ohne Aufpreis.
- Einrichtung — Smartsheet: belohnt Tabellen-Fluency. Comuna: schon in der ersten Sitzung nutzbar.
Wenn Reporting-Tiefe über viele Projekttabellen hinweg die eigentliche Aufgabe ist, machen Smartsheets bezahlte Pläne das heute besser als Comuna — das ist kein Plädoyer dafür, ein funktionierendes System auszubauen. Es ist ein Plädoyer dagegen, sich (per Bezahlung oder Testphase) in eine Tabelle hineinzumanövrieren, wenn man eigentlich ein Board wollte.
Migrieren geht nicht auf Knopfdruck, ist aber auch kein Neubau. Smartsheet exportiert Tabellen nach Excel oder CSV, und Spalten wie Aufgabenname, Verantwortlicher, Fälligkeitsdatum und Status übertragen sich sauber auf Comunas Kartenfelder; Formeln, tabellenübergreifende Bezüge und Rollup-Reports werden nicht übernommen, denn genau diese Tabellen-Tiefe versucht Comuna nicht nachzubilden. Rechnet damit, jedes Reporting-Dashboard von Hand nachzubauen, statt zu erwarten, dass ein Import es fertig mitbringt.
Auch lesenswert: eine Airtable-Alternative, gebaut für Projektmanagement, nicht für Datenbanken, die dieselbe Lücke "Tool in Tabellenform, Bedarf in PM-Form" aus einem anderen Winkel abdeckt, und eine kostenlose Wrike-Alternative, falls Reporting und Ressourcen-Dashboards das sind, was man eigentlich vergleicht.
Gibt es eine wirklich kostenlose Smartsheet-Alternative, nicht nur eine Testphase?
Ja. Comuna ist für immer kostenlos — unbegrenzte Projekte, unbegrenzte Mitglieder, alle Ansichten, keine Kreditkarte, kein Countdown. Smartsheets aktuelle Preisliste beginnt mit einer 30-Tage-Testphase vor einem bezahlten Plan.
Kann Comuna Formeln und tabellenübergreifendes Reporting wie Smartsheet?
Nein, und das sollte man klar sagen. Comuna hat keine Formel-Engine und keine tabellenübergreifenden Rollups. Wenn das die eigentliche Aufgabe ist, bleibt Smartsheet das dafür besser gebaute Tool.
Kann meine KI wirklich Projektkarten aktualisieren, oder nur Formeln entwerfen?
Sie aktualisiert Karten. Über MCP verbunden, erstellen, verschieben und schließen Claude oder ChatGPT Karten, schreiben Notizen und kommentieren mit eigener Identität — und eskalieren alles, was menschliches Urteilsvermögen braucht, statt zu raten.
Ist Comuna gut für Tabellenkalkulations-Power-User?
Nicht in erster Linie. Wenn der Workflow eines Teams um zellbasierte Formeln und projektübergreifende Rollups herum aufgebaut ist, ist das Smartsheets Stärke, nicht Comunas. Comuna passt zu Teams, die ein Board wollen, kein Raster.
Comuna ist für immer kostenlos — keine Kreditkarte nötig, bring deine eigene KI mit. Workspace starten und ausprobieren.